Efektivní evidence pracovních cest

Před pracovní cestou

Zaměstnanec vyplní cestovní příkaz, což zvládne každý, kdo dokáže hledat na internetu. Může požádat o zálohu a dohodnout detaily cesty. Je‑li třeba, odešle se vše ke schválení.

Po cestě

Údaje je možné zadávat i přímo na cestách přes internet např. z tabletu. Po skončení cesty stačí vyplnit její průběh, přiložit výdajové doklady a vše se ihned zpracuje. Záznam odešlete ke schválení a proplacení.

V účtárně

Na účtárnu zbyde už jen kontrola přiložených dokladů a vyřízení proplacení. Vyúčtování podané zaměstnancem lze upravit i vrátit. Program pohlídá i to, zda již nebyla poskytnuta stravenka.

Proplácení účtenek

I zaměstnanci, kteří necestují, mohou mít výdaje. Program podporuje vyúčtování různých firemních nákupů, nákladů na reprezentaci jako je pohoštění obchodních partnerů při jednáních apod.

Zálohy

Součástí programu je rovněž řešení záloh v různých měnách a hlídání potřebné výše hotovosti v pokladně.

Naskenované doklady

Výdajové doklady můžete do účtárny posílat v elektronické podobě formou naskenovaných příloh a tudíž vyúčtování i v el. podobě uchovat. Pro konzervativní přístup je zachována i možnost tisku.

Více informací o modulu Cesty a Výdaje

Vyplnění formuláře

Zaměstnanec vyplní počátek a konec pracovní cesty a program vypočítá stravné dle platné legislativy a interního nastavení. Může přiložit i další výdajové doklady, informace o poskytnutém stravování, či rozlišit dobu práce a dobu cestování. V případě použití soukromého vozidla doplní ještě podklady pro náhradu PHM a ujetých km.

Přiložení dokladů

Naskenované výdajové doklady zaměstnanec připojí k zadané cestě a souhrnně odešle k proplacení. Výkaz se cestou staví ke schválení a dopadne-li vše dobře, putuje rovnou do účtárny.

Účtenky

Schvalovatel má online přehled a možnost kontroly hotovostních nákupů u svých podřízených zaměstnanců a přímo zde je může schválit a přesunout tedy na účtárnu k proplacení, vrátit žádost zaměstnanci nebo zamítnout.