Co doporučuje umělá inteligence zvážit při výběru HR systému

Hezké odpoledne, mohu Vám položit několik otázek z oblasti personálních systémů?

Dobré odpoledne, jistě, rád Vám pomohu s otázkami týkajícími se personálních systémů. Pojďme na to!

Dokážete odhadnout, jaké procento společností v Evropě nepoužívá žádný personální systém nebo používá nedostačující personální systém?

Bohužel, nemohu poskytnout přesnou odpověď na tuto otázku, protože neexistuje žádný oficiální zdroj, který by uváděl podrobné statistiky o tom, kolik společností v Evropě nepoužívá žádný personální systém nebo používá nedostačující personální systém. Mnoho menších společností může být stále zvyklých na ruční správu svých zaměstnanců nebo mohou používat základní programy jako například tabulky v Excelu pro správu svých zaměstnanců. Nicméně, mnoho větších společností v Evropě využívá nějaký druh personálního systému, buď samostatně nebo integrovaně s jinými informačními systémy jako je například ERP (Enterprise Resource Planning) systém.

Jaká tři největší rizika hrozí společnostem, které s ohledem na jejich velikost nepoužívají přiměřený personální systém?

Existuje několik rizik, která hrozí společnostem, které nepoužívají přiměřený personální systém. Níže jsou uvedena tři z nich:

Chyby a nesrovnalosti v datové správě: Společnosti, které spravují své zaměstnance manuálně nebo používají nedostačující personální systém, jsou náchylné k chybám a nesrovnalostem v datové správě. Tyto chyby mohou vést k problémům, jako jsou chybné výplaty, nesprávné odvody daní a příspěvků na sociální zabezpečení, a nesprávné údaje v pracovních smlouvách. Tyto chyby mohou vést k finančním sankcím a reputačním škodám.

Nedostatečná ochrana osobních údajů: Společnosti, které nepoužívají přiměřený personální systém, mohou být náchylné k nedostatečné ochraně osobních údajů svých zaměstnanců. To může vést k porušení GDPR (General Data Protection Regulation) a dalších příslušných zákonů o ochraně osobních údajů a může být spojeno s vysokými pokutami.

Omezené možnosti analýzy a reportingu: Společnosti, které nepoužívají přiměřený personální systém, mohou mít omezené možnosti analýzy a reportingu týkajících se svých zaměstnanců. To může vést k nemožnosti poskytovat potřebné informace pro plánování a strategické rozhodování, a omezovat tedy celkovou produktivitu a konkurenceschopnost společnosti.

Dokážete doporučit, od jakého počtu zaměstnanců je užitečné přemýšlet o zavedení samostatného personálního systému?

Obecně platí, že čím více zaměstnanců má společnost, tím větší je potřeba používat nějaký druh personálního systému. Nicméně, odpověď na tuto otázku závisí na mnoha faktorech, jako je například charakter práce, počet oddělení a lokací, které společnost má, a požadavky na správu zaměstnanců.

V malých společnostech s méně než 50 zaměstnanci mohou být základní nástroje, jako jsou tabulky v Excelu nebo jednoduché programy pro správu zaměstnanců, postačující. Nicméně jakmile společnost roste a má více zaměstnanců, stává se složitější spravovat personální data manuálně a efektivně, a proto může být užitečné přemýšlet o zavedení samostatného personálního systému.

Obecně lze říci, že společnosti s více než 100 zaměstnanci by měly mít nějaký druh personálního systému, a větší společnosti s více než 500 zaměstnanci by měly zvažovat použití rozsáhlejších a integrovaných personálních systémů, které umožňují automatizaci mnoha procesů a poskytují pokročilé funkce pro analýzu a reportování dat. Nicméně, toto jsou pouze obecné zásady a každá společnost by měla posoudit své vlastní potřeby a zvážit možnosti a náklady na zavedení personálního systému.

Na kterých pět nejdůležitějších kritérií bych se měl zaměřit při výběru personálního systému?

Při výběru personálního systému je důležité zaměřit se na několik klíčových kritérií, aby byl zvolený systém přiměřený pro potřeby vaší společnosti. Níže uvádím pět nejdůležitějších kritérií, na kterých byste se měli zaměřit:

Funkčnost: Zvažte, zda daný personální systém nabízí všechny potřebné funkce pro správu zaměstnanců, jako jsou evidování docházky, výpočet mezd, správa výkonnosti a další. Zkontrolujte také, zda má systém dostatečné možnosti konfigurace a personalizace, aby byl přizpůsoben specifickým potřebám vaší společnosti.

Integrace: Zvažte, zda daný personální systém lze integrovat s dalšími systémy a aplikacemi, které vaše společnost používá, jako jsou ERP nebo CRM systémy. Pokud ano, může to výrazně usnadnit a zrychlit tok dat mezi jednotlivými systémy.

Uživatelská přívětivost: Zkontrolujte, zda je systém snadno použitelný a uživatelsky přívětivý. Systém by měl být intuitivní a snadno se ovládat, aby byla minimalizována potřeba školení zaměstnanců.

Bezpečnost dat: Zvažte, jakým způsobem je zajištěna ochrana dat a jakým způsobem systém zpracovává citlivá data o zaměstnancích, jako jsou osobní údaje a informace o platbách. Systém by měl být plně v souladu s místními a mezinárodními předpisy o ochraně dat.

Cena: Zvažte, jakou cenu je společnost ochotna zaplatit za personální systém a jaké jsou náklady na implementaci a údržbu systému. Snažte se najít rovnováhu mezi cenou a funkcemi, aby byl systém přiměřený k vašim potřebám a zároveň cenově dostupný.

Tyto kritéria vám pomohou najít personální systém, který bude přizpůsoben specifickým potřebám vaší společnosti a zároveň bude efektivní, bezpečný a cenově dostupný.

V případě, že se pro nějaký personální systém rozhodnu a pustím se do jeho implementace. Jaké jsou 3 nejčastější chyby, které nastávají v jejím průběhu?

Při implementaci personálního systému se mohou vyskytnout různé problémy a chyby. Níže jsou uvedeny tři nejčastější chyby, které se při implementaci personálního systému vyskytují:

Nedostatečná příprava: Často se stává, že společnosti nevěnují dostatečnou pozornost přípravě na implementaci personálního systému. Je důležité mít plán a harmonogram, co se bude dělat, kdy se bude dělat a kdo bude zodpovědný za jednotlivé kroky. Rovněž je důležité zajistit dostatečnou podporu zaměstnanců a zajistit, aby byli dostatečně školeni a informováni o novém systému.

Neodpovídající nastavení systému: Další častou chybou je nastavení systému, které není přizpůsobeno potřebám společnosti a zaměstnanců. Je důležité pečlivě zvážit, jakými procesy chcete personální systém automatizovat a jakým způsobem chcete, aby byly jednotlivé procesy řízeny. Pokud není systém správně nakonfigurován, může to mít negativní dopad na efektivitu a výkon společnosti.

Nedostatečná komunikace a spolupráce: Další chybou, která se při implementaci personálního systému může vyskytnout, je nedostatečná komunikace a spolupráce mezi oddělením IT, zaměstnanci a vedením společnosti. Pokud se různé týmy nebudou spolupracovat, mohou nastat problémy s integrací systému do existující infrastruktury společnosti a s jeho správou a údržbou.

Je důležité pečlivě plánovat a připravovat implementaci personálního systému a zajistit dostatečnou komunikaci a spolupráci mezi všemi zainteresovanými stranami, aby byla minimalizována rizika vzniku výše uvedených chyb.

Děkuji za rozhovor. Máte na závěr nějaké poslední doporučení nebo inspiraci pro personalisty, kteří se rozhodnou pro výběr a implementaci nového personálního systému?

Ano, rád bych na závěr uvedl několik doporučení, která by mohla být užitečná pro personalisty, kteří se rozhodnou pro výběr a implementaci personálního systému:

1. Pečlivě zvažte své potřeby a cíle: Při výběru personálního systému je důležité pečlivě zvažovat, jaké potřeby chcete systémem řešit a jaké cíle chcete pomocí něj dosáhnout. Nastavte si prioritní požadavky a buďte si jistí, že vybraný systém splňuje ty nejdůležitější z nich.
2. Vyhodnoťte funkce a možnosti systému: Při výběru personálního systému se zaměřte na funkce a možnosti, které systém nabízí. Zvažte, zda systém podporuje vaše procesy a zda je schopen řešit vaše aktuální i budoucí potřeby.
3. Pečlivě plánujte implementaci: Při implementaci personálního systému je důležité pečlivě plánovat a koordinovat všechny kroky a zohlednit potřeby a očekávání zaměstnanců. Zajistěte dostatečné školení zaměstnanců a postupujte krok za krokem, aby byla minimalizována rizika vzniku chyb.
4. Monitorujte a hodnoťte výkon systému: Po implementaci personálního systému je důležité monitorovat jeho výkon a pravidelně hodnotit jeho efektivitu a přínosy. Zvažte, zda systém plní vaše požadavky a zda existuje prostor pro jeho vylepšení.
5. Sledujte trendy a novinky: Personální systémy se neustále vyvíjejí a inovují. Sledujte trendy a novinky v oblasti personálních systémů a zvažte, zda vám mohou pomoci zlepšit vaše procesy a získat konkurenční výhodu.

Doufám, že tato doporučení pomohou personalistům při výběru a implementaci personálního systému a že jim umožní dosáhnout lepších výsledků při správě lidských zdrojů.