1.díl: Jak na výběr nového HR systému

Obsahem třídílného seriálu, jehož 1. díl právě čtete, budou praktické informace pro ty, kdo před s sebou mají výzvu jménem nový personální (HR) systém. Tyto informace mohou být manuálem pro všechny, kteří investují do této významné změny svůj čas a firemní zdroje a zvažují jak tuto změnu co nejlépe provést. Tzn. jak vybrat konkrétní systém a jak ho ve firmě uvést v úspěšný chod. Představím možné cesty změny, upozorním na jejich úskalí a výhody, naznačím jejich efektivitu.

Cílem je pomoci Vám vybrat tu cestu, která Vás s ohledem na Vaše očekávání, zdroje a podporu ve Vašem okolí nejlépe dovede k Vašemu cíli – funkčnímu novému HR systému, se kterým budete každý den rádi pracovat.

Před dvěma lety jsem se, po dvacetileté kariéře personálního manažera, rozhodl ke změně a začal novou profesní dráhu obchodníka. Konkrétně mne zaujal personální informační systém plusPortal a stal jsem se obchodním zástupcem společnosti, která jej vytvořila, dále vyvíjí a poskytuje řadě významných společností. Během této, na první pohled krátké, ale velmi intenzivní zkušenosti, jsem se osobně setkal s různými přístupy jak k rozhodování o výběru nového HR systému, tak rovněž o způsobu jeho implementace. A vzhledem k tomu, že není mnoho personalistů, kteří nový personální systém vybírají a implementují opakovaně a nemají dostatek vlastních zkušeností, rád bych se s Vámi podělil o ty své.

Před zahájením výběru

Osobně pokládám za nejdůležitější si před zahájením procesu výběru odpovědět na dvě zásadní otázky:

Jak moc jste připraveni změnit či přizpůsobit své zavedené interní personální procesy a postupy? Jaké máte klíčové požadavky na nový systém?

Odpověďmi na tyto otázky rozhodujete o složitosti celého výběru, následně o komplikovanosti a délce implementace, o výši celkových nákladů na nový systém a v konečném důsledku o spokojenosti se zvoleným HR systémem. Záměrně jsem neuvedl „o ceně nového HR systému", protože ta (většinou ve formě jednorázové ceny licencí a pravidelného ročního udržovacího poplatku) může být jen zlomkem celkových nákladů na uvedení nového systému do provozu. Ale nemusí to tak být, vše záleží na Vás a na tom jak si odpovíte na výše uvedené otázky.

Nový systém je příležitostí ke změnám

Pokud jste připraveni, v souvislosti se zavedením nového systému, se mu přizpůsobit, což znamená maximálně využít standardní verze systému bez zákaznických úprav, bude jeho cena nízká a transparentní. Naopak, pokud se nehodláte nijak přizpůsobovat, může být konečné řešení velmi drahé a dopředu cenu ani nelze rozumně naplánovat. Dovolím si to přirovnat k nákupu auta, kdy se rozhodujete mezi nákupem standardně vyráběného vozu a tuningovým speciálem. Velmi snadno se v takovém případě dostanete i na mnohonásobně vyšší cenu. Dodavatelé personálních informační systémů mají stovky zákazníků, jsou s nimi v denním kontaktu a své systémy vyvíjejí na základě jejich požadavků. Rozhodně se u moderních systémů neobávejte odlišných procesních postupů, jsou většinou vyzkoušené u mnoha jiných zákazníků, kteří jsou s nimi spokojeni. Dejte si pozor na pohodlné zaměstnance, kteří raději chtějí „své" ověřené postupy, které přece fungují, umí s nimi pracovat automaticky, doteď vaší společnosti přece stačily nebo doteď byly tzv. nezbytné. Svět okolo Vás už může být někde jinde.

Využijte nový systém pro zrušení činností, které se staly zbytečnými a zaveďte nové činnosti, které dávají smysl. Dejte šanci novému systému Vás posunout dopředu a to i bez zákaznických úprav.

Magická desítka

Podobnou oblastí jsou i klíčové požadavky na nový systém. Můžete si jich stanovit jednotky, desítky a bohužel se setkávám i s tabulkami obsahujícími stovky různě důležitých požadavků. Mé doporučení je, nezabývat se příliš detaily a jednotlivými funkcemi. Ale obecně si říci co od nového systému očekávám, jakou konkrétní slabou stránku současného fungování procesů chci zlepšit či odstranit, nebo jakých příležitostí chci např. díky novým technologiím využít.

Z těchto obecných cílů Vám vyplynou konkrétní klíčové funkce či vlastnosti, které by neměly překročit číslo 10. Desítku považuji za magickou. Není tak nízká, abyste něco důležitého museli opomenout a na druhou stranu, není tak vysoká, aby Vám celý výběr zkomplikovala. Mé druhé doporučení je vaše klíčové požadavky rozdělit na dvě skupiny. Na ty, které jsou skutečně nezbytné a na kterých za všech okolností trváte a na ty, které si sice přejete, ale v krajním případě si systém bez nich přece jen dokážete představit. Je totiž dost pravděpodobné, že se při výběru dostanete do situace, kdy nenaleznete systém, který by vše 100% splňoval, a budete nuceni vybírat mezi různými kompromisy.

První dojem hodně napoví

Nic není černobílé a zapomeňte na to, že nový HR systém vyberete snadno. Byť je dnes na trhu jen několik kvalitních personálních systémů, vybrat z nich ten pro vás nejvhodnější, je itak trochu loterie. Přestože budete věnovat enormní úsilí tomu poznat Vámi vytipované systémy do nejmenšího detailu, stejně nebudete při implementaci a následném zahájení používání nového systému ušetřeni překvapení. Je to důsledkem toho, že dnešní systémy mají velmi široký záběr a možnosti, tudíž je v podstatě nereálné se se vším dopředu seznámit a celý systém do detailu poznat. Má zkušenost potvrzená řadou kolegů a kolegyň je, že velmi rozhoduje první dojem. I v této ryze technické oblasti existuje „láska na první pohled". To znamená stav, kdy máte tendenci upnout se k tomu, co se vám líbí a co hodnotíte pozitivně a na druhou stranu opomíjet to, co nevnímáte dobře. Zda je či není v pořádku dát na své pocity, nechám na Vašem posouzení. Na jednu stranu se HR systém stane Vaším každodenním partnerem a měli byste jej „mít rádi". Na druhou stranu je to ale pracovní nástroj, od kterého očekáváte nemálo práce a který prostě musí bezchybně plnit své funkce.

A co náš čeká v příštích dvou číslech? Nejdříve, v 2.dílu (listopad 2019 na našem webu), se budeme detailně věnovat Výběrovému řízení, kde se například podrobněji podíváme na práci svpožadavky, seznámím Vás se svými zkušenostmi v oblasti poskytování a získávání referencí, vysvětlíme si role jednotlivých firemních útvarů na výběrovém řízení a zmíním se také o poradenských společnostech. Poslední - 3. díl tohoto seriálu (naleznete na našem webu v prosinci 2019) bude na téma Implementace, kde Vás provedu otázkami, které se budou týkat předimplementační analýzy, importu historických dat, propojení na ostatní systémy, zákaznických úprav a celkově úspěšnosti a efektivnosti implementace.